La transformación digital de una PYME trasciende el ámbito meramente técnico o comercial para adentrarse en un terreno existencial profundo, que plantea dos opciones: o seguir siendo empresa, o desaparecer como tal.
Y esta no es una simple decisión estratégica, sino una reconstitución fundamental. Gracias a la digitalización las PYMEs hoy pueden protagonistas de su propia realidad empresarial. Esto antes era una facultad exclusiva de las grandes corporaciones.
Y lo importante es que al transformarse, la PYME contribuye en la creación de un ecosistema económico mucho más resiliente, diverso, estable y sostenible.
En la implementación de aplicaciones de software empresarial de tipo ERP impulsado IA y automatizaciones diversas, en proyectos de Transformación Digital en PYMEs, los buenos consultores (como los de Accenture, McKinsey & Company, Boston Consulting Group, Bain & Company, Deloitte, PwC, Ernst & Young, KPMG) tienen en cuenta varios principios clave que creo vale la pena atender:
Principios de los Consultores para la Implementación de Software ERP
Principio de prioridades:
Identificación las áreas y procesos de la empresa que ofrezcan las mayores oportunidades de optimización, teniendo en cuenta la complejidad, costes y los beneficios potenciales.
Principio de la simplicidad:
Se comienza con soluciones sencillas y escalables. Fáciles de implementar y de mantener.
Principio de la integración:
Soluciones que se integren bien con los sistemas existentes de la empresa.
Principio del ROI Medible:
Métricas claras y KPIs cuantificables desde el inicio, para medir el retorno de la inversión y justificar la continuidad del proyecto ante stakeholders.
Principio del Change Management:
La transformación digital es 70% cambio organizacional y 30% tecnología.
La gestión del cambio cultural y la capacitación del personal son determinantes para el éxito.
Principio de flexibilidad:
Soluciones que se puedan ajustar y personalizar, por parametización o módulos, según las necesidades específicas de la empresa.
Principio de calidad de datos:
Los ERP, la IA y la automatización se basan en datos de calidad.
La empresa debe contar con procesos efectivos para la recopilación, limpieza y gestión de datos.
Principio de la colaboración:
La comunicación efectiva y la colaboración entre diferentes departamentos y niveles jerárquicos son esenciales para el éxito del proyecto.
Principio de privacidad y seguridad:
Privacidad y seguridad deben ser una prioridad. Los datos son un activo valioso y deben ser protegidos.
Principio de Transparencia en el Coste Total:
La transparencia sobre los costes reales de implementación, operación y mantenimiento de soluciones ERP debe ser la base de cualquier propuesta de consultoría potente.
Plan de Implementación: 10 Fases Técnicas para Transformación Digital en PYMEs
Todo lo que voy a comentar ocurre una vez has seleccionado el software ERP para tu negocio.
Y se trata de cada una de las fases típicas de un proceso de transformación digital de pequeñas y medianas empresas, en la que se implanta o implementa el sistema ERP, muy personalizado, dotado de elementos de inteligencia artificial y automatizaciones básicas.
Cada fase podría llevar semanas o meses, todo depende de la complejidad del negocio, y del software a implantar.
En la práctica las empresas proveedoras de software tiene versiones verticales (para sectores o giros de negocio muy concretos) y comercializan software estandarizado o enlatado, especializado y muy probado, y normalmente distribuido como Software As A Service SAAS, que evita pasar por la mayoría de las fases que voy a comentar.
Esta es una de las razones por las que la digitalización está al alcance de las PYMEs.
Fases en la Implantación de un Software ERP
FASE 1: Diagnóstico Digital y Mapeo de Procesos (4-6 semanas)
Y el objetivo es obtener una fotografía del estado actual de la madurez digital del negocio e identificar oportunidades de mejora.
Actividades técnicas:
Auditoría tecnológica completa (infraestructura, software, datos)
Mapeo detallado de procesos core y del soporte (AS-IS)
Evaluación de la calidad y disponibilidad de datos
Análisis de capacidades digitales del personal
Benchmarking sectorial y análisis competitivo
Entregables o deliverables:
Matriz de madurez digital, el mapa de procesos actual, inventario tecnológico, y un GAP Analysis, por ejemplo.
Sin un diagnóstico preciso, es imposible priorizar inversiones y medir el progreso.
Esta fase es el punto de partida y valida la necesidad de transformación.
FASE 2: Definición de Estrategia Digital y Roadmap (3-4 semanas)
Objetivo:
Desarrollar la estrategia digital alineada con objetivos de negocio y crear el roadmap de implementación.
Actividades técnicas:
Definición de la visión digital y de los objetivos estratégicos
Priorización de procesos según matriz impacto-esfuerzo
Diseño del Modelo Operativo Objetivo (qué y quien)
El Modelo Operativo Objetivo es la creación de un modelo que describe cómo una organización operará en el futuro después de la implementación de cambios estratégicos:
la estructura organizativa (equipos y departamentos dentro de la empresa) para alcanzar los objetivos de implementación.
Los procesos y flujos de trabajo
Los recursos humanos, financieros y tecnológicos necesarios para soportar el modelo operativo.
Y las métricas y KPIs para monitorear y evaluar la efectividad del modelo operativo.
En esta fase 2 también se elabora el business case y se hace un análisis del ROI
También, la definición de la arquitectura tecnológica ideal.
¿Entregables o deliverables?:
Un documento sobre la estrategia digital, Roadmap de 24 meses (por ejemplo), el business case, arquitectura tecnológica de referencia.
La estrategia es una brújula que establece una dirección y asegura que todas las iniciativas estén alineadas con los objetivos empresariales, para evitar inversiones dispersas.
FASE 3: Preparación de Infraestructura y Datos (6-8 semanas)
Objetivo: Establecer las bases tecnológicas necesarias para soportar la solución ERP
Actividades técnicas:
Migración a infraestructura cloud híbrida
Implementación de data lake (datos sin procesar) / warehouse (datos estructurados)
Establecimiento del enfoque para la integración de datos de datos ETL/ELT
Implementación de medidas de ciberseguridad
Configuración de APIs y middleware de integración
Entregables o deliverables:
Infraestructura cloud operativa, datos estructurados, protocolos de seguridad, arquitectura de integración.
FASE 4: Implementación de Soluciones Core (8-12 semanas)
Objetivo: Desplegar la solución ERP y sistemas core que formarán la columna vertebral digital.
Actividades técnicas:
Implementación de ERP cloud – nativo con módulos esenciales
Configuración de flujos de procesos básicos automatizados
Integración con sistemas legados críticos
Migración de datos maestros y transaccionales
Configuración de dashboards operativos
Entregables:
ERP funcional, procesos automatizados básicos, integraciones operativas, cuadros de mando.
FASE 5: Desarrollo de Capacidades de IA y Analíticas (6-10 semanas)
Objetivo: Implementar capacidades de inteligencia artificial y analítica avanzada para la toma de decisiones.
Actividades técnicas:
Implementación de plataforma de machine learning
Desarrollo de modelos predictivos para demanda e inventario
Configuración de sistemas de recomendación
Implementación de chatbots y asistentes virtuales
Desarrollo de dashboards analíticos avanzados
Entregables:
Plataforma ML operativa, modelos predictivos, chatbots funcionales, analíticas avanzadas.
La IA convierte los datos en insights accionables, mejorando la toma de decisiones y automatizando tareas cognitivas repetitivas.
FASE 6: Automatización de Procesos de Negocio (8-10 semanas)
Objetivo: Implementar RPA y automatización inteligente en procesos identificados como prioritarios.
Actividades técnicas:
Implementación de plataforma RPA
Desarrollo de bots para procesos financieros y administrativos
Automatización de workflows de aprobación
Integración de automatización con sistemas ERP
Implementación de process mining para optimización continua
Entregables:
Plataforma RPA operativa, bots productivos, workflows automatizados, herramientas de monitoreo.
FASE 7: Transformación de la Experiencia del Cliente y CRM (6-8 semanas)
Objetivo: Digitalizar y personalizar la interacción con clientes a través de múltiples canales.
Actividades técnicas:
Implementación de CRM inteligente con IA
Desarrollo de portal de autoservicio para clientes
Configuración de la automatización de marketing
Implementación del sistema de gestión de leads
Integración omnicanal (web, móvil, social, email, WhatsApp Business,..)
Entregables:
CRM operativo, portal de clientes, sistema de automatización de marketing, y experiencia omnicanal.
FASE 8: Optimización de Cadena de Suministro (6-8 semanas)
Objetivo: Digitalizar y optimizar la gestión de proveedores, inventario y logística.
Actividades técnicas:
Implementación de SCM con capacidades de IA
Desarrollo de modelos predictivos para gestión de inventario
Automatización de procesos de compras y aprovisionamiento
Implementación de trazabilidad end-to-end
Integración con proveedores clave vía EDI/APIs
Entregables:
SCM operativo, modelos predictivos de inventario, procesos automatizados de compras, trazabilidad completa.
La optimización de la cadena de suministro reduce costes, mejora la eficiencia operativa y aumenta la capacidad de respuesta al mercado.
FASE 9: Gobierno de Datos y Compliance (4-6 semanas)
Objetivo: Establecer marcos de gobierno de datos y asegurar el cumplimiento normativo.
Actividades técnicas:
Implementación de herramientas de gobernanza de datos
Configuración de las políticas de privacidad y protección de datos y Reglamento General de Protección de Datos o normativa de tu país.
Establecimiento de procesos de calidad de datos
Implementación de auditoría y monitoreo de compliance
Desarrollo de políticas de retención de datos
Entregables:
Framework de gobierno de datos, políticas de compliance, herramientas de auditoría, procesos de calidad de datos.
FASE 10: Optimización Continua y Escalamiento (Ongoing)
La transformación digital es un proceso continuo.
Esta fase es necesaria para asegurar la sostenibilidad y la capacidad de adaptación constante a las nuevas tecnologías y las necesidades del mercado.
Básicamente, consiste en
Establecer una cultura de mejora continua:
Promover un entorno en el que los empleados estén abiertos al cambio y contribuyan a la optimización de los procesos y de la solución ERP en curso.
Monitoreo y análisis del rendimiento:
Supervisar regularmente los indicadores clave de rendimiento (KPIs) y analizar los datos para identificar las áreas que requieren optimización o mejoras.
Adaptar y actualizar la solución ERP y los procesos empresariales a medida que cambien las necesidades del negocio, la tecnología o el mercado.
Capacitación y desarrollo del profesional para que los empleados estén bien preparados para utilizar y mejorar la solución ERP.