El rol de los directivos y gerentes en el éxito de una empresa es crucial, y la implementación de un nuevo software ERP no es una excepción.
Todo el mundo de acuerdo en que los directivos y gerentes de PYMEs deben participar activamente en el desarrollo del plan de acción para la implantación y la adopción de un nuevo software ERP, ya que esto les permite garantizar que el sistema esté perfectamente alineado con la visión, la misión y los valores de la organización.
El compromiso de los líderes empresariales en este proceso no solo es esencial para garantizar la efectividad, la eficiencia y la sostenibilidad del proyecto, sino que también promueve el éxito y la rentabilidad del negocio a largo plazo.
En este video, te explicaré de manera concreta y práctica el modelo de implementación gradual o «por ondas» de un software ERP. Este modelo es la alternativa al tradicional enfoque «Big Bang», que a menudo sorprende a la organización y puede resultar abrumador.
La implementación «por ondas», cada vez más utilizada por las consultoras líderes del sector, ofrece claras ventajas, como la reducción de riesgos, la generación de valor anticipado, una mayor flexibilidad y la eliminación de las complejidades de metodologías más formales.
A través de este video, descubrirás cómo el modelo de implementación «por ondas» puede garantizar una transición fluida y eficaz hacia un software ERP moderno, alineado con la estrategia de tu negocio PYME y capaz de adaptarse a sus necesidades dinámicas.
3 Fases del Plan de Acción para la Implantación y la Adopción por Ondas de un Nuevo Sistema ERP en Empresas PYME
El plan de acción que voy a comentar es un plan vivo.
Y me voy a centrar en comentar las acciones concretas que deberías realizar y documentar.
Más allá de lo que hagan los consultores de la empresa que finalmente implante el ERP.
FASE 1: DIAGNÓSTICO Y PREPARACIÓN (4-6 semanas)
- Análisis de los Puntos de Fricción y Creación del Mapa de Dolor de la Organización
- El Mapa de Dolor consiste en crear una tabla simple con 3 columnas:
La de «Proceso», el «Punto de dolor» y el «Impacto estimado (1-10)»
Los «dolores» o desafíos operativos cotidianos que una empresa experimenta, es el principal fundamento de la existencia de un sistema ERP.
Un ERP está especialmente diseñado para aliviar dolores empresariales.
- Reúne a los gerentes de cada departamento para una sesión de un par de horas
- Pídeles que identifiquen las operaciones diarias que más «duelen»
- Prioriza los 5-7 puntos de dolor con mayor puntuación
Resultado esperado es un
Mapa visual de prioridades que orientará la implementación y generará compromiso al demostrar que el ERP resolverá problemas reales y urgentes.
¿Cuáles podrían ser los principales puntos de fricción o «dolores» en las operaciones diarias, que los ERP vienen a componer, podrían estar relacionados con los siguientes procesos de negocio:
Puntos de Fricción en la Gestión de Inventarios:
Falta de visibilidad en tiempo real del inventario.
Errores por el recuento manual del stock.
Exceso de stock o stock insuficiente debido a una mala planificación.
Puntos de Fricción en el Procesamiento de Pedidos:
Retrasos en el procesamiento y en envío de pedidos.
Errores frecuentes en la entrada y seguimiento de pedidos.
Falta de integración entre pedidos y gestión de inventarios.
Puntos de Fricción en la Gestión de la Cadena de Suministro:
Dificultades para rastrear y gestionar proveedores.
Problemas en la coordinación de entregas y recepciones.
Dificultades en la trazabilidad de productos.
Contabilidad y Finanzas:
Errores en la conciliación de cuentas y de registros financieros.
Consumen mucho tiempo y recursos dedicados a la generación de informes financieros, a través de procesos manuales.
Dificultades para cumplir con las regulaciones fiscales y contables.
Gestión de Activos:
Dificultades para rastrear y gestionar activos fijos.
Falta de seguimiento del mantenimiento y la depreciación de activos.
Problemas para gestionar la asignación y el uso de activos.
Gestión de la Producción:
Ineficiencias en la planificación y programación de la producción.
Falta de seguimiento en tiempo real del progreso de la producción.
Problemas para gestionar la capacidad y los recursos de producción.
Recursos Humanos:
Dificultades para gestionar la nómina y los beneficios de los empleados.
Procesos manuales para el seguimiento de asistencia y ausencias.
Falta de herramientas para la gestión del rendimiento y el desarrollo de los empleados.
Atención al Cliente:
Falta de integración entre los sistemas de ventas y atención al cliente.
Dificultades para gestionar y resolver quejas y problemas de los clientes.
Falta de visibilidad en el historial de interacciones con los clientes.
Gestión de Proyectos:
Dificultades para planificar y gestionar proyectos complejos.
Falta de seguimiento en tiempo real del progreso y los recursos del proyecto.
Problemas para gestionar presupuestos y costos de proyectos.
Compras y Aprovisionamiento:
Procesos manuales para la gestión de órdenes de compra.
Dificultades para negociar y gestionar contratos con proveedores.
Falta de visibilidad en el gasto y los presupuestos de compras.
Gestión de la Calidad:
Dificultades para implementar y gestionar procesos de control de calidad.
Falta de seguimiento y análisis de incidencias de calidad.
Problemas para gestionar auditorías y certificaciones de calidad.
Gestión de Documentos:
Procesos manuales para la gestión y almacenamiento de documentos.
Dificultades para acceder y compartir documentos de manera segura.
Falta de integración entre documentos y otros procesos empresariales.
Gestión de Ventas:
Dificultades para gestionar y seguir oportunidades de ventas.
Falta de visibilidad en el pipeline de ventas y las previsiones.
Problemas para gestionar comisiones y compensaciones de ventas.
Gestión de Marketing:
Dificultades para planificar y ejecutar campañas de marketing.
Falta de seguimiento del rendimiento y el ROI de las campañas.
Problemas para gestionar y segmentar bases de datos de clientes.
Gestión de la Innovación:
Dificultades para gestionar y seguir proyectos de innovación.
Falta de herramientas para colaborar y compartir ideas.
Problemas para gestionar presupuestos y recursos de innovación.
EJEMPLOS DE MAPAS DE DOLOR:
Proceso: Adquisición de Materia Prima
Retrasos frecuentes en la entrega de madera 7
Volatilidad en los precios de la madera 6
Falta de un sistema de seguimiento de proveedores 5
Proceso: Producción
Cuellos de botella en la línea de ensamblaje 8
Desperdicio de material por errores humanos 6
Mantenimiento reactivo de la maquinaria 7
Falta de estandarización en algunos procesos 5
Proceso: Gestión de Inventario
Exceso de stock de algunos productos 6
Rotura de stock de productos populares 9
Falta de visibilidad en tiempo real del stock 7
Proceso: Ventas y Marketing
Baja generación de leads online 7
Dificultad para medir la efectividad del marketing 6
Proceso de cotización manual y lento 5
Proceso: Atención al Cliente
Tiempos de respuesta lentos a consultas 8
Falta de un sistema CRM integrado 7
Dificultad para gestionar reclamaciones 6
Proceso: Gestión Financiera
Proceso manual de facturación 5
Dificultad para obtener una visión clara del flujo de caja 7
Seguimiento de gastos ineficiente
En esta etapa de diagnóstico, creo que también es conveniente realizar entrevistas con stakeholders clave de diferentes departamentos para identificar procesos manuales repetitivos que podrían automatizarse mediante Inteligencia Artificial.
- Cartografía de Datos Críticos
La idea es crear un Modelo de datos mínimo viable
- Identifica las 3-5 entidades de datos fundamentales para tu negocio
Ejemplo:
Datos de clientes
Datos de productos
Datos de proveedores
Datos de Pedidos…
- Para cada entidad, define en una sola página:
Sus atributos esenciales (5-7 máximo)
Quién es el «dueño» actual de esos datos
En dónde residen actualmente (en una Excel, sistema legacy, papel)
Nivel estimado de calidad (alto/medio/bajo)
Con esto buscas comprender cómo están formados tus activos de información críticos y su estado actual, básicamente, para no cometer el error común de no preparar los datos antes de la migración al nuevo sistema.
- Radiografía de Decisiones Clave
El objetivo es crear una Matriz de decisiones empresariales
Para esto:
- Identifica las 10 decisiones más importantes que tu empresa toma regularmente
- Para cada una, documenta en una tabla:
¿Quién toma esta decisión?
¿Qué información necesita para tomarla?
¿De dónde obtiene esa información hoy?
¿Cuánto tiempo toma conseguir esos datos?
¿Qué tan confiable es la información actual?
Tienes que obtener claridad sobre cómo debe estructurarse el ERP para mejorar las decisiones críticas, más allá del registro de transacciones.
- Evaluación de Madurez Digital
Ahora la misión es cuantificar o valorar la disposición tecnológica del equipo
- Lo puedes hacer creando una encuesta sencilla, por ejemplo, evaluando en escala 1-5:
El grado de satisfacción en el uso de herramientas digitales
Apertura al cambio de procesos
Experiencia previa con sistemas empresariales
Disposición para aprender nuevas herramientas
- Aplícala a todos los futuros usuarios del ERP
- Calcula promedios por departamento y nivel jerárquico
De esta forma podrás crear un Mapa de Calor que identifique los focos de resistencia potencial y las áreas que requerirán mayor apoyo durante la implementación.
Y entramos en la
FASE 2: SELECCIÓN ESTRATÉGICA (4-8 semanas)
- Matriz de Requisitos Escalonados
Podrías utilizar el método de Priorización MoSCoW adaptado
MoSCoW es un método para clasificar y priorizar tareas, requisitos o hitos o deliverables de proyectos, utilizando las categorías:
Debe tener (Must have),
Debería tener (Should have),
Podría tener (Could have) y
No tendrá (Won’t have).
Los requisitos de un proyecto de este tipo podrían ser:
Requisitos funcionales:
Describen qué debe hacer el proyecto.
Requisitos no funcionales:
Son aspectos relacionados con el rendimiento, seguridad, escalabilidad o accesibilidad.
Requisitos técnicos:
Involucran tecnologías específicas, lenguajes de programación, infraestructura y herramientas necesarias para el desarrollo.
Requisitos legales o normativos:
Regulaciones o estándares que el proyecto debe cumplir.
Requisitos de negocio:
Es todo lo orientado a cumplir objetivos estratégicos de la empresa, como aumentar la eficiencia operativa o mejorar la experiencia del cliente.
Pero en este punto puedes ser muy práctico.
- Crea una plantilla con cuatro categorías:
Requisitos Vitales:
Sin esto el ERP fracasa seguro (máximo 5-7 elementos)
Requisitos Necesarios:
Indispensables, pero pueden implementarse en fases (10-15 elementos)
Requisitos Deseables:
Aportan valor pero no son críticos (sin límite, todos los que surjan)
Requisitos Futuros:
Interesantes para considerar en versiones posteriores (también sin límite)
- Facilita un ámbito de conversación en donde cada área contribuya con sus requisitos en cada una de estas categorías.
- Consolida los resultados y elimina duplicados
Aquí el objetivo es obtener una relación priorizada y consensuada de tareas a realizar, para evitar el error común de exigir «todo inmediatamente», facilitando implementaciones por fases y negociaciones realistas con proveedores.
- Lienzo de Proceso Ideal
La idea es obtener una clara visualización de cómo deberían funcionar los procesos en el nuevo sistema, dejando totalmente de lado cómo funcionan actualmente.
- Para cada proceso crítico, dibuja en una hoja de pizarra:
Cuál es el estado actual y cuál es estado final deseado (de cada proceso crítico).
5-7 pasos máximo entre ambos puntos
Compáralo con el proceso actual y anota las principales diferencias
- Evaluación de Proveedores en 4 Dimensiones
Marco de evaluación multidimensional
- Evalúa cada potencial proveedor/solución en las siguientes dimensiones:
Dimensión técnica: ¿Cumple con los requisitos vitales identificados?
Dimensión cultural: ¿Su filosofía y forma de trabajo se alinean con la nuestra?
Dimensión de soporte: ¿Qué tan accesible y efectivo es su soporte continuo?
Dimensión evolutiva: ¿Cuál es su historial de mejoras y adaptación a nuevas tecnologías?
- Puntúa cada dimensión de 1-10 y visualiza los resultados en un gráfico radar
De esta forma consideras factores críticos para el éxito a largo plazo, y evitas la trampa común de seleccionar solo por funcionalidades, precio o moda.
- Verificación de Adaptabilidad
En este punto buscamos evidencias concretas de la adaptabilidad de cada sistema a las necesidades específicas de la empresa, revelando limitaciones ocultas antes de la compra.
- Identifica varios escenarios empresariales únicos o críticos para tu organización
- Desarrolla casos de prueba detallados para cada uno
- Solicita a los proveedores finalistas que demuestren cómo sus sistemas son capaces de gestionar estos escenarios específicos
- Evalúa no solo si pueden resolverlo, sino cuánto esfuerzo o cuanto grado de personalización adicional requiere.
FASE 3: IMPLEMENTACIÓN ESCALONADA (12-24 semanas)
9. Método de Implementación por Ondas
Es una herramienta para el despliegue adaptativo e incremental estructurado
- Divide la implementación en 3-4 «ondas» claramente definidas:
Onda 1: Funcionalidad mínima viable (procesos críticos y datos maestros)
Onda 2: Funcionalidades secundarias y refinamiento de la onda 1
Onda 3: Funcionalidades avanzadas y optimización
Onda 4: Análisis y funciones estratégicas
- Establece criterios claros de «estamos preparados para avanzar» entre ondas
- y también programa pausas de estabilización entre ondas
10. Configuración por Arquetipos o Perfiles de usuario estandarizados
Los arquetipos de usuarios ERP son perfiles representativos que describen las necesidades, roles y comportamientos de los usuarios de un sistema ERP.
- Identifica 5-7 «arquetipos» de usuarios en tu organización. Por ejemplo,
El gerente de ventas:
Necesita herramientas para gestionar la información de clientes, realizar previsiones de ventas y generar informes.
El administrador de inventario:
Requiere un sistema para controlar el flujo de productos, gestionar los niveles de stock y generar pedidos a proveedores.
El contable o contador:
Necesita un sistema para gestionar la contabilidad, generar informes financieros y cumplir con las obligaciones fiscales.
El operador de almacén, personal de ventas y atención al cliente, de producción y operaciones, .. etc..
- Para cada arquetipo, define:
Funcionalidades principales que utilizará
Permisos necesarios / nivel de acceso a información
Flujos de trabajo típicos
Dashboards/informes relevantes
- Lo importante es configurar el sistema para estos arquetipos, en vez de personalizarlo para cada individuo
Implementación más rápida, mantenible y escalable, evitando una personalización excesiva y asegura que las necesidades reales estén cubiertas.
- Sistema de Gestión de Cambio
Hay muchos modelos de gestión de cambio que podrías implementar en este punto:
El modelo de gestión del cambio de Lewin
El modelo 7-S de McKinsey
Teoría de la gestión del cambio de Kotter
Teoría del empujón
Modelo de transición de puentes
Y hay un Sistema de Gestión para la adopción acelerada que va más allá del entrenamiento básico, y busca crear comprensión y capacidad interna sostenible en el tiempo.
Es el Modelo del Cambio 3E, enfocado en la Educación, el Entrenamiento y el Empoderamiento
- Implica desarrollar un plan en tres etapas para cada grupo de usuarios:
Educación:
Sesiones conceptuales. Se trabaja sobre el «por qué» del cambio
Entrenamiento:
Capacitación práctica en tareas específicas (varias sesiones cortas)
Empoderamiento:
Designación de «líderes impulsores del cambio», defensores y activistas del nuevo sistema, a quienes se les encomienda la tarea de ayudar a sus compañeros en el aprendizaje y adopción del nuevo ERP y de la nueva cultura de la empresa.
Y esta tercera FASE termina con el
- Cuadro de Mando de la Implementación
Visibilidad continua del progreso real más allá del calendario del proyecto, permitiendo ajustes tempranos cuando sea necesario.
- Crea un dashboard simple con indicadores en 4 categorías:
Técnicos: % de módulos implementados, errores críticos, tiempo de respuesta
Operativos: % de procesos ejecutados en el nuevo sistema vs. sistemas antiguos
Humanos: % de usuarios capacitados, nivel de confianza (encuesta), tasa de uso activo
Beneficios: Métricas tempranas de mejora (tiempos de proceso, reducción de errores)
- Actualiza y revisa semanalmente con el equipo de implementación
Y continúa con la FASE 4 de optimización continua y permanente centrada en Ciclos de mejora, Auditorías de valor y Evolución del sistema.