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Finanzas y la contabilidad son áreas de la empresa en la que el tratamiento inteligente de conjunto de datos y de algoritmos de inteligencia artificial como procesamiento de lenguaje natural (NLP) y aprendizaje automático (ML) tienen un impacto muy positivo. Muy particularmente en aquellos procesos contables y financieros que se llevan a cabo mediante acciones estandarizadas y repetitivas. Y el análisis predictivo. Y sobre todo el contenido estructurado. El impacto de las tecnologías de inteligencia artificial en la optimización de tareas contables y financieras es tan potente que Forbes calcula que aumenta la productividad en un 40%. FUENTE: Justin Hatch, 2021. Harnessing The Power Of Artificial Intelligence In Accounting. Forbes Technology Council.
I. Contenidos Estructurados vs Contenidos No Estructurados en Contabilidad y Finanzas
Este es un tema básico pero muy importante para entender la IA el ámbito de la contabilidad y finanzas. Los Contenidos Estructurados son los datos numéricos y financieros que se registran en los libros contables y financieros. Por ejemplo, estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el flujos de efectivo, informes de gestión y análisis de costes, preparación de impuestos. O podrían ser información como facturas emitidas, recibos, estados de cuenta bancarios, registros de nóminas… Cualquier tipo de documento fácilmente organizable y cuantificable.
Los Contenidos No Estructurados, es la información no cuantificable que se encuentra en documentos, correos electrónicos, informes de proyectos, presentaciones,…
El análisis cualitativo, los resultados de investigación de mercado, análisis de satisfacción, información de clientes, el análisis de sentimiento de los comentarios de los clientes en las redes sociales, el feedback de los empleados, etc.
Se trata de información que se obtiene y se almacena en formatos muy dispares.
Los contenidos Estructurados presentan patrones fáciles de procesar y analizar por medio de algoritmos de IA.
Son ideales para la automatización.
En cambio, los contenidos No Estructurados se basan en información subjetiva y de contexto.
Requieren de un análisis más complejo de los datos y una mayor cantidad de datos para el entrenamiento de los algoritmos de IA.
II. Tareas Contables y Financieras que Optimiza la Inteligencia Artificial
- Proceso de Auditoría
Verificación de cumplimento
Anomalías en cada transacción
Informes
Muchísimo contenido no estructurado - Procesos de Compra al Pago
Que es el proceso de integración de los sistemas de compras y cuentas por pagar.
Sus etapas clave:
Selección de mercancías y servicios
Cumplimiento y el pedido
Recepción del pedido y reconciliación
Facturación y pagos
Se automatizan los contratos, pagos, facturas mediante IA procesamiento de lenguaje natural y aprendizaje automático
- Procesos Order-to-Cash
Que es el proceso de recibir el pedido de un cliente, hasta el pago del cliente de su cuenta pendiente.
El proceso Order-to-Cash es un proceso de pedido visto desde la óptica del proveedor.
Se automatiza el ciclo de vida del pago, la gestión de crédito y la previsión de remesas.
- La Planificacion y Análisis Financiero
- La Conciliación de cuentas
Que es la comparación de dos conjuntos de datos diferentes para detectar discrepancias.
La conciliación contable consiste en ajustar el saldo contable con respecto al saldo real.
Por ejemplo, la anticipación gastos, las deudas incobrables, los activos fijos, las cuentas de efectivo.
O las tareas del libro mayor y del libro mayor auxiliar.
- La Automatización de cierre mensual y trimestral
La IA permite recopilar datos de diferentes fuentes, cotejarlos y fusionarlos - La Administración de gastos
Planificación, control, optimización de los gastos de la empresa
Presupuestos..
III. 9 Software de Contabilidad y Finanzas basados en Inteligencia Artificial
- Botkeeper
Botkeeper combina el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y la contabilidad a nivel experto.
Elimina gran parte del trabajo manual, costoso e ineficaz que siempre existe en la gestión de la contabilidad.
Afirman que puede llevar los libros contables o incluso, reemplazar la necesidad de un departamento de contabilidad completo.
Este software fusiona diversas fuentes de datos, aplicando reglas, procesos y cálculos para crear los informes y paneles personalizados.
Es una solución de contabilidad totalmente automatizada que
extrae datos de recibos,
procesa nóminas,
paga facturas,
envía facturas,
concilia cuentas,
genera informes, etc..
- Indy
Indy es un software de contabilidad muy simple, potente, centrado en profesionales, autónomos y startups, basado en inteligencia artificial.
Entre sus funcionalidades destacan:
Gestión automatizada de contabilidad
100% gratis, permanente y sin limites.
Facturación electrónica
Informes de gastos mediante digitalización de recibos
Sincronización con cuenta bancaria segura.
Gestión de gastos y recibos
Categorización inteligente de transacciones
Detección automática de la tasa de IVA de gastos y recibos.
- Docyt
Docyt es una plataforma de automatización de contabilidad en tiempo real.
Utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para automatizar los flujos de trabajo financieros, conciliación continua del libro mayor y generar informes financieros en tiempo real.
Funcionalidades:
Conciliación bancaria automatizada
Reportes de gastos
Automatiza la gestión y contabilidad de gastos
Gestión de Gastos de Tarjetas Corporativas
Conciliación de ingresos y contabilidad
Informes financieros en tiempo real
Contabilidad empresarial de ubicaciones múltiples
Recopila datos de forma activa y pasiva a través de fuentes bancarias, cargos de facturas o correo electrónico
Realiza el pago de facturas
Emite informes de gastos
Digitaliza de recibos
Almacena documentos
y tiene herramientas de colaboración.
- Sage Intacct
Sage Intacct es una solución vertical de contabilidad y finanzas impulsada por inteligencia artificial y automatización.
Por ejemplo,
Sage Intacct aprovecha la IA para reducir al máximo la entrada manual de datos.
Porque el riesgo de error humano siempre está ahí.
Dicen que entre el 10-20% de todas las entradas de diario requieren corrección en el proceso tradicional de aprobación del libro mayor.
Cuando los datos son ingresados al sistema en forma manual, la IA detecta y corrige errores.
Por ejemplo, si encuentra valores atípicos en el libro mayor.
Para Sage Intacct el libro mayor inteligente de es el núcleo de las finanzas, lo cual permite una contabilidad continua y la capacidad de revisar miles o cientos de miles de transacciones.
Otras funcionalidades:
Optimiza los flujos de trabajo de cuentas por pagar y por cobrar, para ingresar más rápido el dinero en caja.
Automatiza procesos complejos de ingresos y de facturación.
Ofrece visibilidad total y en tiempo real de la gestión de efectivo.
En la contabilidad general consolida múltiples entidades, monedas y geografías en cuestión de minutos.
Y en la gestión de Compras aumenta la velocidad, precisión y visibilidad con transacciones y aprobaciones estructuradas.
- Truewind.ai
Truewind es otra solución de servicios financieros y contables impulsada por IA.
Utiliza algoritmos de aprendizaje automático para automatizar transacciones, conciliar cuentas y generar informes financieros en tiempo real.
Pero complementa la inteligencia artificial con un servicio de conserjería (intervención humana, expertos contables y financieros) para ofrecer una contabilidad precisa y confiable.
La plataforma se centra en la gestión de los inversores,
la creación de un plan financiero con objetivos de crecimiento y de gastos,
Y cierres mensuales más ágiles.
Se integra con la banca
Automatiza transacciones.
Concilia las cuentas.
Mantiene el seguimiento de KPIs.
Genera informes financieros en tiempo real.
Ofrece herramientas de previsión y presupuesto de flujo de efectivo,
y funciones de facturación automatizadas
Por un lado la IA de Truewind puede leer contratos, facturas y notas bancarias para poner la contabilidad en piloto automático.
Y por otro, utiliza IA, lenguaje natural, para interpretar el contexto empresarial y traducirlo al contexto específico de la contabilidad de la empresa.
- QuickBooks de Intuit
La plataforma QuickBooks también utiliza inteligencia artificial, principalmente técnicas de aprendizaje automático (machine learning) y procesamiento de lenguaje natural (NLP) para automatizar procesos contables y financieros.
Utiliza algoritmos de aprendizaje automático para clasificar transacciones y predecir pagos anticipados e ingresos futuros.
Y procesamiento de lenguaje natural para entender y procesar el lenguaje humano,
Por ejemplo, para el reconocimiento de facturas y extraer información relevante de las facturas de proveedores.
Algunas de las principales funcionalidades nativas de QuickBooks basadas en inteligencia artificial son:
Clasificación automática de transacciones
Reconocimiento de facturas y captura de información mediante tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
Informes personalizados a partir de los datos contables
Predicción de pagos y de ingresos futuros para planificar mejor las finanzas y anticipar los flujos de efectivo.
Facturación automática
Por otra parte en su marketplace de aplicaciones tiene muchos complementos y módulos basados en intligencia artificial.
- Vic.AI
Otra de las soluciones de software contable y financiero más potentes del mercado es Vic.AI
Entre sus funcionalidades destacan la
Clasificación automática de transacciones mediante machine learning.
Identifica y clasifica automáticamente las transacciones contables sin intervención humana.
Generación automática de asientos contables en base a la información de las transacciones clasificadas. Ahorra muchísimo tiempo y reduce errores en la entrada manual de datos.
Conciliación bancaria automática con los registros contables. Identifica cualquier discrepancia, y si fuera necesario, sugiriere ajustes.
Identificación de patrones y anomalías en los datos contables mediante machine learning para detectar errores o incluso fraude.
Procesamiento automatizado de facturas y gastos. Han entrenado sus algoritmos en cientos de millones de facturas para una correcta aprobación y detectar cualquier tipo de errores.
Y generación automatizada de informes financieros, como el balance general y la cuenta de resultados.
- Xero
Xero es otro de los líderes en software de contabilidad basado en inteligencia artificial.
Se centra en la gestión de facturas y la conciliación bancaria
Pero también en la optimización de los flujos de trabajo
Asignación automatizada de trabajo
Simplificación de tiempos de procesos de facturación y seguimiento del trabajo
Personalizaciónd de informes
Sincronización de las facturas, los pagos y los clientes, entre otros.
Utiliza Redes neuronales profundas para clasificar transacciones y para identificar patrones y anomalías en los datos contables.
Procesamiento del lenguaje natural (NLP) para extraer información de los recibos y facturas de gastos
Algoritmos de clustering para agrupar transacciones similares y para asignar automáticamente las transacciones a las cuentas contables correspondientes.
Análisis predictivo para prever el flujo de efectivo futuro basándose en los datos contables históricos.
Algoritmos de aprendizaje supervisado para entrenar sus modelos de machine learning en base a datos de transacciones y cuentas contables ya clasificadas por contadores humanos.
- Booke AI
Booke AI es una herramienta de automatización impulsada por IA diseñada para optimizar la gestión de contabilidad.
Entre sus funcionalidades destacan la
categorización automática de transacciones
la reconciliación asistida por IA y
la extracción de datos mediante OCR en tiempo real de facturas y recibos.
Detección de inconsistencias y discrepancias en datos
Y también utiliza la IA para corregir transacciones no categorizadas y errores de codificación
IV. Beneficios y Desafíos de la IA en la Contabilidad y Finanzas
Beneficios:
Mayor eficiencia
Mayor Precisión porque identifica errores e inconsistencias en los datos
Mejora la toma de decisiones del negocios.
Reduce Riesgos del negocio.
Mejora los procesos y la práctica contable y el desempeño financiero
Y aumenta la seguridad
Desafíos asociados al uso de IA en la contabilidad:
Desplazamiento laboral: en la automatización de tareas, provoca el desplazamiento laboral del personal contable.
Lo cuál también es una preocupación ética.
Lo ideal sería la reconversión del personal afectado a nuevas posiciones estratégicas, mediante formación previa.
Riesgo Violación de la Privacidad de datos, porque los sistemas de IA deben acceder a grandes cantidades de datos.
Riesgo de Sesgos de los sistemas, porque podrían conducir a resultados inexactos o discriminatorios.