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Las plataformas CLM Contract Lifecycle Management o de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos con funcionalidades avanzadas de Inteligencia Artificial incorporan tecnologías con capacidades de gestión de riesgo, detección de patrones, correlación de información, análisis de negociaciones, entre otras. Y llevan a cabo la optimización todo el proceso de creación, revisión, aceptación, acuerdo, firma y gestión de los contratos de la forma más automatizada e inteligente posible. Los CLM son una de las herramientas legaltech más útiles tanto para bufetes de abogados o estudios jurídicos, departamentos jurídicos corporativos internos, auditores, o empresas de consultoría.
I. Cómo Funcionan y Cuáles son las Características de los CLM IA
La formalización manual y tradicional de contratos es un proceso ineficiente, lento y muy poco colaborativo. El proceso de redacción de un contrato puede implicar múltiples iteraciones y revisiones antes de llegar a un acuerdo final. El flujo de trabajo o la negociación mediante emails o entre plataformas es poco flexible, supone una gran pérdida de tiempo y aumenta el riesgo de errores humanos. Y por otra parte, los procesos manuales impiden medir la eficiencia o el éxito del ciclo de vida del contrato.
¿Cómo funcionan los CLM impulsados por IA?
Los CLM IA ofrecen varias funcionalidades que los hacen particularmente interesantes.
Las menciono ahora para no tener que hacerlo cuando presente las 3 aplicaciones concretas:
1.1 Visualización y Análisis de Contratos
Los CLM IA permiten a los abogados o expertos ver, entender y analizar los detalles y los requerimientos de los contratos de una forma clara y sencilla. Puedes encontrar información por tipo de contrato, estado de la negociación, partes involucradas, términos clave, etc.
1.2 Extracción de Datos y Clasificación
La IA permite extraer información clave de los contratos de forma automatizada. Identifica, clasifica y agrupa las cláusulas relevantes, las fechas de vencimiento, las obligaciones y responsabilidades, etc. Lo cuál agiliza muchísimo la revisión y el análisis de sus términos.
1.3 Generación Automatizada de Contratos
Los CLM IA permiten generar contratos a partir de plantillas o por definición de parámetros, agilizando la creación de nuevos contratos y garantizando la coherencia de su estructura y de su contenido. Me adelanto en decir que siempre es posible la revisión humana.
1.4 Monitorización y Seguimiento de los Contratos
Los CLM IA facilitan el seguimiento de los avances de los contratos en cada una de sus fases. Es muy importante para mantener a las partes al tanto de sus obligaciones y de los plazos de cumplimiento.
1.5 Capacidades de Configuración y Automatización de Tareas
Los CLM son muy flexibles. Presentan funciones de personalización para adaptarlos a los diferentes tipos de procesos de contratación y de monitorización. Y de esta forma mejorar la eficiencia, rapidez, ahorrar tiempo y recursos.
1.6 Análisis Predictivo Mediante Inteligencia Artificial
Utilizando técnicas de aprendizaje automático, el software CLM puede predecir riesgos, tendencias y la probabilidad de resultados en relación a cada contrato.
1.7 Seguridad y Confidencialidad de la Información y Cumplimiento Normativo
Los contratos suelen contener información muy sensible y confidencial.
En este tipo de sistemas de CLM el nivel de seguridad es muy alto:
controles de acceso,
cifrado de datos,
políticas de seguridad y
de protección de la información.
Normalmente utilizan certificaciones por auditorías de seguridad, como la ISO 27.001.
1.8 Generación de Reportes y Analíticas
Los CLM permiten generar resúmenes de los contratos, mostrar gráficos o tablas informativas para ayudar al usuario a comprenderlos mejor y poder tomar decisiones en base a lo pactado.
1.9 Capacidad de Integración con Sistemas Externos
Los CLM se integran con sistemas empresariales, como ERP, sistemas de gestión de relaciones con el cliente CRM, Gestión de capital humano HCM, sistemas de compra al pago, etc..
II. Como es el Workflow o Flujo de Trabajo de los Sistemas CLM Impulsados por Inteligencia Artificial
El flujo de trabajo optimizado por inteligencia artificial mejora la eficiencia, tiende a reducir errores y a agilizar el ciclo de vida de los contratos.
Su workflow transcurre a través de las siguientes etapas:
2.1 Captura y Digitalización de Contratos en Sistemas CLM IA
- Los contratos físicos o digitales se capturan y se cargan al sistema CLM.
- La IA los procesa para extraer información relevante, más allá de los elementos típicos como la Capacidad, el Consentimiento, el Objeto y la Causa.
Captura nombres de las partes, domicilio legal, fechas importantes, cláusulas clave, el idioma y otros términos específicos como penalizaciones, fianzas, ley aplicable o fuero, cláusula arbitral, causas de resolución,…
2.2 Clasificación y Organización de Contratos
- La IA clasifica los contratos en categorías según su contenido o su propósito. Por ejemplo, contratos de servicios, acuerdos de compraventa, acuerdos de licencia, etc.
- Y se organizan en un repositorio central.
2.3 Aplicación de Playbooks o de Reglas en Software CLM IA
Los Playbook son herramientas de automatización y de optimización de los procesos de negociación.
Funcionan durante todo el ciclo de vida de los contratos.
Básicamente establecen reglas, disposiciones pre-autorizadas o estrategias, para situaciones previstas o para tipos de negociación.
Supongamos que tienes un contrato de compra-venta y debes negociar la fecha de entrega de los productos.
Los Playbooks te podrían proporcionar información sobre el comprador, los factores que pueden afectar el plazo de entrega,
la logística, estrategias para mejorar la negociación de los términos, escenarios posibles y las soluciones aceptables para cada uno de los casos.
O por ejemplo, si el software CLM utiliza un motor de reglas, éste podría decidir que a el cliente X le corresponde un descuento del 15% por el tipo de producto, su categoría como cliente y por su ubicación geográfica.
Y el software CLM generará automáticamente una cláusula en el contrato estableciendo el descuento otorgado.
2.4 Creación y Generación de Contratos en Plataformas CLM IA
- En esta etapa, los usuarios definen los parámetros y requisitos para un nuevo contrato.
- Y la IA genera un contrato preliminar basado en plantillas, promts, Playbooks y reglas predefinidas, personalizándolo según los parámetros preestablecidos.
- Esto es muy útil para el primer borrador del contrato, o para contratos muy recurrentes.
2.5 Revisión y Edición Colaborativa de Contratos en Sistemas CLM IA
- En esta etapa el equipo procede a analizar el contrato generado.
- Y la Inteligencia Artificial colabora en la identificación de errores, omisiones o discrepancias.
Y puede sugerir mejoras.
2.6 Análisis de Riesgos de Contratos y Compliance en Plataformas CLM
- La IA también analiza el contrato para determinar la posible exposición a riesgos y muy especialmente los aspectos relacionados con el Compliance, normas internas y regulaciones.
- Se asignan puntuaciones del riesgo y se emiten recomendaciones para mitigar esos riesgos o problemas de compliance.
2.7 Aprobación y Firma Electrónica en Contratos
- En esta etapa, el contrato pasa a las partes interesadas para su aprobación.
- La IA participa en el seguimiento del proceso de aprobación, y gestiona las notificaciones y los recordatorios mediante automatizaciones.
- Y el contrato se cierra con firma electrónica y con su registro de manera totalmente segura.
2.8 Gestión y Seguimiento de Obligaciones Contractuales
- La IA ayuda a establecer y gestionar las obligaciones contractuales, configurando recordatorios para cumplimientos y vencimientos importantes.
- Y también proporciona alertas para garantizar que se cumplan las cláusulas y los términos acordados.
2.9 Análisis y Reportes sobre el Ciclo de Vida de los Contratos en CLM IA
- La IA analiza los datos relacionados con la gestión de contratos, como rendimiento de proveedores, plazos de vencimiento y cumplimiento de obligaciones.
- Y genera informes detallados y analíticos para facilitar la toma de decisiones estratégicas.
III. Integración de Blockchain con CLM impulsados por IA
La cadena de bloques o blockchain puede aumentar la transparencia, integridad y la confianza en los contratos, ya que todos los participantes pueden verificar y auditar las transacciones de forma descentralizada y segura.
Cada transacción relacionada con el contrato, como cambios, aprobaciones, o revisiones se pueden registrar en la Blockchain para generar un historial transparente y auditado de todas las interacciones contractuales.
Incluso la Blockchain puede alojar «Smart Contracts» que se ejecutan automáticamente cuando se cumplen ciertas condiciones.
Esto puede ayudar en la resolución rápida y eficiente de disputas contractuales.
IV. 3 Plataformas de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos CLM IA con Demostración Práctica de su Funcionamiento
4.1 Ironclad Contract Management Software
Ironclad CLM es una plataforma de gestión de contratos que utiliza inteligencia artificial para automatizar y mejorar el proceso de elaboración, negociación y ejecución de contratos.
La plataforma usa tecnologías de IA como reconocimiento de texto,
aprendizaje profundo y procesamiento de lenguaje natural
para analizar y comprender el contenido de los contratos,
Para que los usuarios puedan crear y ejecutar contratos de una forma más eficiente y dinámica.
Al subir un contrato la Inteligencia Artificial reconoce todos los parámetros principales del mismo. Nombre de la contraparte, Dirección de la contraparte, Nombre del firmante, Cargo en la empresa, Fecha del acuerdo, etc..
La IA analiza en profundidad las cláusulas y ofrece sugerencias (basadas en el Playbook, en el entrenamiento y en su experiencia, las marca en las cláusulas en color verde, y mediante un click las puedes aceptar o ignorar.
4.2 DocuSign CLM
DocuSign CLM es una plataforma de gestión de todo el ciclo de vida de contratos con una interfaz de usuario intuitiva y automatización de flujos de trabajo. DocuSign CLM utiliza inteligencia artificial de varias formas. Por ejemplo,vpara extraer datos clave de documentos, o para automatizar el proceso de negociación y la firma digital de contratos.
4.3 Icertis CLM
En esta demo de la plataforma Icertis puedes ver cómo la Inteligencia Artificial detecta elementos de riesgo en cláusulas contractuales de un acuerdo de aprovisionamiento y los marca en color rojo para su revisión. También reescribe parte del texto o cláusulas para que se adapten a su Playbook.
Aparte de esto, la Inteligencia Artificial, Icertis facilita la digitalización de contratos heredados, la importación de contratos de terceros a gran escala, el análisis del historial de negociaciones pasadas para captar mayor información para mejorar. Y para aumentar las capacidades de visualización de los datos.
4.4 Plataformas CLM citadas y otras más para la Gestión Inteligente de Contratos